การเขียนจดหมาย

การเขียนจดหมายเป็นการสื่อสารโดยตรงระหว่างบุคคลหรือระหว่างหน่วยงานต่าง ๆ
ช่วยทำให้ระยะทางไกลเป็นใกล้ เพราะสามารถใช้จดหมายส่งข่าวและแจ้งความประสงค์
ตามต้องการ การเขียนจดหมายต้องเขียนให้แจ่มแจ้งชัดเจนเพื่อให้เข้าใจตรงกันทั้งสองฝ่าย

ประเภทของจดหมาย

จดหมายแบ่งออกเป็นประเภทใหญ่ ๆ ได้ 4 ประเภท คือ

1) จดหมายส่วนตัว เป็นจดหมายเขียนถึงกันในหมู่ญาติมิตร เนื้อหาเป็นเรื่องส่วนตัว

2) จดหมายกิจธุระ เป็นจดหมายที่เขียนติดต่อระหว่างบุคคลต่อบุคคล หรือบุคคลต่อบริษัท ห้างร้าน เพื่อแจ้งกิจธุระ เช่น สมัครงาน ขอความช่วยเหลือ

3) จดหมายธุรกิจ เป็นจดหมายเขียนติดต่อกันในเรื่องเกี่ยวกับธุรกิจการค้า การเงินระหว่างบริษัท ห้างร้าน

4) จดหมายราชการ ติดต่อระหว่างส่วนราชการหรือเป็นทางการข้อความในหนังสือ ถือเป็นหลักฐานทางราชการ

*ในที่นี้จะขอกล่าวถึง จดหมายส่วนตัวและจดหมายกิจธุระเท่านั้น

หลักในการเขียนจดหมาย

ในการเขียนจดหมายทุกประเภทควรคำนึงถึงหลักในการเขียนดังนี้

  • สะอาดเรียบร้อย ไม่มีรอยขีดฆ่า ขูด ลบ
  • อ่านง่าย และผู้อ่านเข้าใจความประสงค์ได้ชัดเจน
  • ใช้ภาษาสุภาพและถูกต้องตามลักษณะภาษาไทยที่ดี
  • ได้เนื้อความสำคัญ มีสาระ กะทัดรัดไม่วกวน
  • ถูกต้องตามรูปแบบการเขียนจดหมาย

ก.การเขียนจดหมายส่วนตัว

เป็นจดหมายที่เขียนถึงผู้ที่เราสนิทสนมด้วย เช่น บิดา มารดา ญาติ พี่น้อง เพื่อน ครู
ใช้ภาษาง่าย ๆ เป็นกันเอง เหมือนที่เคยพูดจากัน อาจเขียนได้ยาว เล่าสิ่งที่อยากเล่า แต่ถ้า
เป็นจดหมายถึงครูเพื่อขอลาหยุดเรียน ให้เขียนเฉพาะสาเหตุที่ลาหยุดสั้นๆ

เมื่อเขียนจดหมายเสร็จจะต้องใส่ซองปิดแสตมป์ 3 บาท สำหรับจดหมายปกติ ถ้าส่ง
จดหมายด่วน คือ ส่งเข้าผู้รับจะได้รับในเย็นวันเดียวกัน ผู้เขียนสามารถไปส่งที่ทำการ
ไปรษณีย์ ปิดแสตมป์ตามน้ำหนักของจดหมาย

การจ่าหน้าซองต้องเขียนชื่อ ที่อยู่ ของผู้เขียนให้ชัดเจนถูกต้องและใส่รหัสไปรษณีย์
ด้วย และมุมซองด้านซ้ายบน จะต้องเขียนชื่อและที่อยู่ของผู้ฝากด้วย เมื่อจดหมายไม่ถึงมือ
ผู้รับจะได้จึงกลับคืนยังผู้ฝากได้

ข.การเขียนจดหมายกิจธุระ

เป็นจดหมายที่ผู้เขียนถึงองค์การหรือบริษัทห้างร้าน เพื่อกิจธุระอย่างใดอย่างหนึ่ง
การเขียนจดหมายกิจธุระคล้ายกับการเขียนจดหมายส่วนตัวเพียงแต่เราต้องเขียนถึงผู้ที่ไม่รู้
จักคุ้นเคย ภาษาที่ใช้ต้องสุภาพและกล่าวถึงแต่ธุระเท่านั้น ไม่มีข้อความที่แสดงความสัมพันธ์
เป็นการส่วนตัวต่อกัน  

ตัวอย่าง จดหมายกิจธุระ


สหกรณ์บ้านแม่มูล อ.เมือง

จ.อุบลราชธานี

๑๐ กุมภาพันธ์ ๒๕๔๖

เรียน ผู้จัดการร้าน จ.พานิช จำกัด

ด้วยทางสหกรณ์บ้านแม่มูล มีความประสงค์จะซื้อของใช้ในบ้าน ตามรายการต่อไปนี้
๑.ผงซักฟอกบรีส ขนาด ๑ กก. จำนวน ๑ กล่องใหญ่
๒.สบู่หอมลักษ์ขนาดใหญ่ จำนวน ๖ โหล
๓.สบู่หอมแอคแทรก ขนาดกลาง จำนวน ๖ โหล
๔.ยาสีฟัน คอลเกต ขนาดครอบครัว จำนวน ๓ โหล
๕ ยาสีฟัน คอลเกต ขนาดเล็ก จำนวน ๓ โหล
ตามรายการที่สั่งซื้อข้างต้นนี้ กระผมอยากทราบว่า รวมเป็นเงินเท่าไร จะลดได้กี่

เปอร์เซ็นต์ และถ้าตกลงซื้อจะส่งของให้ถึงสหกรณ์หมู่บ้านหรือไม่ และคิดค่าขนส่งเท่าไร

หวังว่าท่านคงแจ้งเกี่ยวกับรายละเอียดให้ทราบโดยด่วนด้วยขอขอบคุณมาในโอกาสนี้

ขอแสดงความนับถือ
มานะ คงเปี่ยม
(นายมานะ คงเปี่ยม)
ประธานสหกรณ์บ้านแม่มูล